Stafræn umbreyting FHS og samþætting sex veflausna

Félög háskólamenntaðra sérfræðinga (FHS) eru fimm aðildarfélög innan BHM og reka saman þjónustuskrifstofu. Þjónustuskrifstofan leitaði til Hugsmiðjunnar við upphaf sinnar vegferðar í stafrænni umbreytingu aðildarfélaga sinna.

Verkefnið var umfangsmikið, enda um að ræða samtals sex ólíka vefi sem allir voru mismunandi í viðmóti, efnistökum og tækninálgun. Stærstu áskoranirnar fólust í því annars vegar að samræma tæknihögun allra félaganna og hins vegar að koma upplýsingum á framfæri með notendavænum hætti í umgjörð sem tekur mið af sérkennum hvers félags.

Verkið hófst á greiningar- og undirbúningsfasa þar sem ný tæknihögun var mótuð byggt á þarfagreiningu og þörfum fyrir aukna sjálfvirkni í ferlum á borð við aðildarumsóknir og innsendingu erinda. Viðfangsefni stéttarfélaganna sem um ræðir eru að mestu leyti sambærileg, en þó eru sérþarfir og frávik sem hafa þarf í huga. Hluti af greiningarfasanum fólst því í því að koma upp fyrirmynd að veftré og uppbyggingu sem rúmaði raunverulegar efnisþarfir félaganna.

Efnisnálgun og textavinna

Lagt var upp með að vinna texta fyrir það aðildarfélag sem var fyrirséð að yrði með umfangsmesta vefinn. Eftir það var sú uppsetning afrituð sem grunnur að efni hinna aðildarfélaganna, með aðlögun og einföldun eftir því sem við átti.

Unnar voru efnisfyrirmyndir fyrir dæmigerða texta, þar sem mótuð var textanálgun, rödd og notkun efniseininga. Smám saman var síðan hlaðið utan á þann snjóbolta í samstarfi Hugsmiðjunnar og sérfræðinga FHS. Eðlilega komu í ljós þörf á breytingum á vefrénu sem lagt var upp með og þær efniseiningar sem smíðaðar höfðu verið voru aðlagaðar betur að raunþörfum.

Félögin eru öll aðildarfélög BHM og tekin var ákvörðun um að lágmarka tvítekningu á upplýsingum sem þegar er að finna á vef bandalagsins. Þess í stað er á vefjum aðildarfélaganna að finna stutta texta um þjónustu BHM og upplýsingar um t.d. vinnurétt sem viðhaldið er af BHM. Notendum er svo beint yfir á vef bandalagsins varðandi nánari upplýsingar og ítarefni.

Skráning og birting kjarasamninga

Veflausn FHS er einstök meðal íslenskra stéttarfélaga þegar kemur að birtingu kjarasamninga. Hefðbundin nálgun í birtingu kjarasamninga er sú að gefa út skjöl með breytingum frá fyrri samningi, frekar en að gefa út nýjan heildar-samningstexta. Þannig verður smám saman til safn bókana og fylgiskjala sem breyta eldri bókunum og fylgiskjölum (og svo koll af kolli).

Þjónustuskrifstofa FHS ákvað hins vegar að leggja vinnu í að sameina þessa texta í kjarasamningum sinna aðildarfélaga. Upp úr þeim Word skjölum eru unnin stöðluð skjöl á JSON sniði sem nota má til að birta heildartexta gildandi kjarasamnings með véltækum hætti. Það býður meðal annars upp á möguleikann á öflugri leitarvirkni sem nær til allra skráðra samninga. Einnig er hægt fyrir stakan samning að birta m.a. sjálfvirkt efnisyfirlit, sjá sem dæmi kjarasamning Fræðagarðs við ríkissjóð.

Þessi nálgun býður líka upp á spennandi framtíðarmöguleika á borð við að sýna með sjálfvirkum hætti hvaða breytingar hafa orðið á heildartexta milli samninga sem skráðir hafa verið með þessum hætti. Það er líka von FHS að þessi vinna geti mögulega nýst samningsaðilum við gerð nýrra kjarasamninga og jafnvel orðið fyrirmynd fyrir önnur stéttarfélög.

Spennandi áskorun

Persónulega fannst mér það spennandi áskorun að koma samningstextum sem í dag eru í raun langt frá því að vera „strúktúerað“ efni yfir á snið sem hægt er að vinna með. Við þurftum að prófa okkur áfram með réttu nálgunina, þannig að sú textamörkun sem raunverulega skiptir máli haldist. Þegar það tókst opnuðust strax spennandi möguleikar í úrvinnslu og birtingu sem verður skemmtilegt að vinna áfram með FHS.